Δημοσιότητα και Έλεγχος Νομιμότητας Πρακτικού Συγκρότησης Δ.Σ. από το Γ.Ε.ΜΗ.

Legal Insight

Νοέμβριος 2024

Άντα Τσόγια, ΜΔΕ (mult.)

Περίληψη: Το παρόν πραγματεύεται τη δημοσιότητα και τον έλεγχο νομιμότητας των πράξεων συγκρότησης Διοικητικού Συμβουλίου (Δ.Σ.) Ανώνυμων Εταιρειών (Α.Ε.) από την αρμόδια υπηρεσία του Γενικού Εμπορικού Μητρώου (Γ.Ε.ΜΗ.), βάσει του ισχύοντος νομοθετικού πλαισίου (ν. 4548/2018 και ν. 4919/2022). Επισημαίνεται η σημασία της δημοσιότητας για τη διαφάνεια και την προστασία των συναλλασσόμενων, καθώς και οι έννομες συνέπειες ανάλογα με τον συστατικό ή δηλωτικό χαρακτήρα της δημοσιότητας. Περιγράφεται η διαδικασία καταχώρισης και δημοσιοποίησης μεταβολών στη διοίκηση Α.Ε., το περιεχόμενο και οι περιορισμοί στον έλεγχο νομιμότητας και πληρότητας που διενεργείται από τις Υπηρεσίες Γ.Ε.ΜΗ., καθώς και οι ενέργειες, στις οποίες οι έχοντες έννομο συμφέρον μπορούν να προχωρήσουν σε περίπτωση απόρριψης αιτήματος καταχώρισης και δημοσίευσης ή καθυστέρησης ολοκλήρωσης του.

1. Εισαγωγικά - Φύση και συνέπειες δημοσιότητας στο Γ.Ε.ΜΗ.

Στα άρθρα 12-14 ν. 4548/2018, καθώς και στον ν. 4919/2022 περί Γ.Ε.ΜΗ. προβλέπεται κατά βάση η δημοσιότητα στοιχείων και πράξεων των Α.Ε.. Το σύστημα δημοσιότητας συμβάλλει στην προώθηση της διαφάνειας του εταιρικού γίγνεσθαι. Κύριος σκοπός του είναι η προστασία των τρίτων (μετόχων ή μη) που συναλλάσσονται με την εταιρεία. Σε αυτό το πλαίσιο, δίνεται δημοσίως πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες που αφορούν την Α.Ε. και τις πράξεις των οργάνων της (λ.χ. καταστατικές διατάξεις, ατομικά στοιχείων των προσώπων που εκπροσωπούν και δεσμεύουν την εταιρεία, οικονομικά αποτελέσματα και περιουσιακή κατάσταση εταιρείας, σημαντικά γεγονότα όπως αυξήσεις/μειώσεις κεφαλαίου, μεταβολές στην δομή και οργάνωσή της κ.λπ.). 

Ανάλογα με το αν η δημοσιότητα ορισμένης πράξης/πληροφορίας ορίζεται στον νόμο ως έχουσα συστατικό ή δηλωτικό (βεβαιωτικό) χαρακτήρα, επέρχονται διαφορετικά έννομα αποτελέσματα (άρθρα 17-19 ν. 4919/2022). Όταν η δημοσιότητα είναι συστατική, η δημοσίευση είναι απαραίτητη προκειμένου η επίμαχη πράξη να είναι έγκυρη. Στην δε περίπτωση που η δημοσιότητα είναι απλώς δηλωτική, η παράλειψή της δημοσίευσης δεν επιδρά στην εγκυρότητα της πράξης, είναι, όμως, απαραίτητη προκειμένου αφενός η Α.Ε. να μπορεί να αντιτάξει την επίμαχη πράξη έναντι των τρίτων (εκτός αν αποδείξει ότι παρά τη μη δημοσίευση οι τρίτοι γνώριζαν) και αφετέρου οι τρίτοι να μπορούν να επικαλεστούν έναντι της Α.Ε. τα δημοσιευθέντα, χωρίς η τελευταία να μπορεί να τους αντιτάξει ότι δεν ισχύουν.

2. Δημοσιότητα μεταβολών στη διοίκηση/εκπροσώπηση της εταιρείας και συνέπειες

Σύμφωνα με το άρθρο 12§1 περ. γ΄ ν. 4548/2018 σε δημοσιότητα στο Γ.Ε.ΜΗ. υποβάλλονται υποχρεωτικά, μεταξύ άλλων, «[…] ο διορισμός και η για οποιοδήποτε λόγο παύση, με τα στοιχεία ταυτότητας, των προσώπων που: αα) ακούν τη διαχείριση της εταιρείας, ββ) έχουν την εξουσία να την εκπροσωπούν από κοινού ή μεμονωμένα […]». 

Στην πράξη, δημοσιεύεται στο Γ.Ε.ΜΗ. το πρακτικό συγκρότησης σε σώμα του Δ.Σ. μαζί με τα στοιχεία της ταυτότητας («ατομικά στοιχεία» - βλ. άρθρο 33 § 2 ν. 4919/2022) και την ιδιότητα εκάστου μέλους (λ.χ. πρόεδρος, αντιπρόεδρος, μέλος Δ.Σ., εντεταλμένος σύμβουλος κ.λπ.). Σε δημοσιότητα πρέπει να υποβάλλονται και οι τυχόν μεταβολές της ιδιότητας των μελών Δ.Σ.. Σημειώνεται, επίσης, ότι ως διαχειριστές και εκπρόσωποι της εταιρείας, κατά τα ανωτέρω, νοούνται όχι μόνο τα μέλη Δ.Σ., αλλά το σύνολο των προσώπων, στα οποία έχει γενικά παραχωρηθεί οργανική εξουσία διαχείρισης και εκπροσώπησης της εταιρείας ως υποκατάστατα όργανα (κατ’ άρθρο 87 ν. 4548/2018). Τέλος, σε περίπτωση παύσης των ανωτέρω προσώπων (πλην της περίπτωσης της λήξης της θητείας τους, η διάρκεια της οποίας έχει, ήδη, δημοσιευτεί κατά τον διορισμό/εκλογή τους) θα πρέπει να δημοσιεύεται η παύση με αναγραφή της σχετικής αιτίας (λ.χ. παραίτηση, ανάκληση κ.λπ.). 

Η δημοσιότητα στην περίπτωση μεταβολής στην διοίκηση/εκπροσώπηση της εταιρείας είναι δηλωτική (βλ. άρθρα 17-19 ν. 4919/2022). Ως εκ τούτου, οι πράξεις εκλογής, διορισμού ή παύσης των εν λόγω προσώπων είναι ισχυρές και χωρίς να λάβει χώρα η σχετική καταχώριση και δημοσίευση στο Γ.Ε.ΜΗ.. Επομένως, ακόμη και αν δε επακολουθήσει, ή έστω μέχρι να επακολουθήσει, η καταχώριση και ταυτόχρονη δημοσίευση αυτών στο Γ.Ε.ΜΗ., τα γεγονότα αυτά έχουν λάβει εγκύρως χώρα (λ.χ. απόφαση Γ.Σ. για εκλογή μελών Δ.Σ.) και απλώς επέρχονται έννομες συνέπειες σε σχέση με την επίδραση αυτών των γεγονότων έναντι των τρίτων. Πρακτικά, τα πρόσωπα που διοικούν την εταιρεία αποκτούν την ιδιότητά τους, ήδη, από την στιγμή της εκλογής ή του διορισμού τους, χωρίς να απαιτείται να τηρηθούν οι ως άνω διατυπώσεις δημοσιότητας. Ενδεικτικά, αναφέρεται η υπ’ αριθμ. 47/2020 απόφαση του Μονομελούς Εφετείου Πειραιά, η οποία έκρινε ότι νομίμως ασκήθηκε αγωγή για λογαριασμό Α.Ε. από το εκλεγμένο Δ.Σ., παρότι η απόφαση της Γ.Σ. με την οποία εξελέγη το εν λόγω Δ.Σ., καθώς και το πρακτικό του Δ.Σ. περί συγκρότησής του σε σώμα δεν είχαν ακόμη δημοσιευθεί στο Γ.Ε.ΜΗ.. 

Επισημαίνεται ότι, παρότι η δημοσίευση στο Γ.Ε.ΜΗ., σε ορισμένες περιπτώσεις, έχει θεραπευτική λειτουργία, υπό την έννοια ότι τυχόν ελλείψεις ή ελαττώματα λ.χ. στοιχείων του πραγματικού δεν μπορούν από τη δημοσίευσή τους να προταθούν από κανέναν, στην περίπτωση των ελαττωματικών αποφάσεων Γ.Σ. και Δ.Σ. για την θεραπεία του ελαττώματος απαιτείται επιπλέον της δημοσίευσης και η παρέλευση των νομίμως προβλεπόμενων προθεσμιών (άρθρα και 137 παρ. 8 και 95 παρ. 3 ν. 4548/2018 αντίστοιχα). Σε αυτές τις περιπτώσεις, σε αυτεπάγγελτη καταχώριση, μεταβολή ή διαγραφή δύναται να προχωρήσει η Υ.Γ.Ε.ΜΗ. μόνο σε περίπτωση τελεσίδικης ή προσωρινώς εκτελεστής δικαστικής απόφασης, αναφορικά με την αναγνώριση της ακυρότητας ή την κήρυξη ως άκυρων των επίμαχων αποφάσεων Γ.Σ. και Δ.Σ. (αρ. 26 παρ. 2 ν. 4919/2022).

3. Έλεγχος νομιμότητας – Έκταση ελέγχου 

Σύμφωνα με το άρθρο 26 § 2 ν. 4919/2022 «Από την αυτόματη καταχώριση και δημοσίευση των πράξεων και στοιχείων της παρ. 1 εξαιρούνται […] οι αιτήσεις καταχώρισης πράξεων που αφορούν στον ορισμό των προσώπων που απαρτίζουν το Διοικητικό Συμβούλιο ανώνυμης εταιρείας και στον ορισμό νόμιμων εκπροσώπων της». Τούτο, παρότι αφενός η δημοσιότητα εν προκειμένω, όπως αναφέρθηκε ανωτέρω, έχει δηλωτικό (βεβαιωτικό) χαρακτήρα και αφετέρου στην §1 του εν λόγω άρθρου προβλέπεται η αυτόματη δημοσίευση στο Γ.Ε.ΜΗ., χωρίς προηγούμενη διενέργεια ελέγχου από τις Υ.Γ.Ε.ΜΗ., των πράξεων και των στοιχείων, η δημοσιότητα των οποίων έχει δηλωτικό χαρακτήρα. Στην περίπτωση, λοιπόν, πράξεων μεταβολής στην διοίκηση/εκπροσώπηση της εταιρείας η αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ., προτού προχωρήσει στην σχετική δημοσίευση, διενεργεί έλεγχο νομιμότητας και πληρότητας (άρθρο 25 ν. 4919/2022). 

Όσον αφορά τον «έλεγχο νομιμότητας», αυτός είναι περιορισμένος και περιλαμβάνει την διαπίστωση της συμφωνίας του περιεχομένου των προς καταχώριση και δημοσίευση πράξεων, στοιχείων και δηλώσεων αποκλειστικά με το περιεχόμενο του καταστατικού και τις διατάξεις αναγκαστικού δικαίου που διέπουν την Α.Ε. (άρθρο 3β στοιχ. ιζ’ ν. 4919/2022). Επισημαίνεται ότι:
α) ο έλεγχος νομιμότητας δεν εκτείνεται σε διατάξεις άλλων νόμων πέραν των αναγκαστικού δικαίου διατάξεων που διέπουν το νομικό πρόσωπο (Α.Ε.),
β) στο πλαίσιο του ελέγχου νομιμότητας δεν εξετάζονται ζητήματα ακυρωσίας των επίμαχων πράξεων (λ.χ. άρθ. 95 § 4 και 137 ν. 4548/2018,
γ) ο έλεγχος νομιμότητας σε καμία περίπτωση δεν άγεται μέχρι του σημείου να καταστεί έλεγχος σκοπιμότητας και
δ) παρότι δεν αναφέρονται ρητά ως κριτήρια καταχώρισης η ακρίβεια και η σαφήνεια των προς καταχώριση στοιχείων, εντούτοις, έχει υποστηριχθεί ότι στην πραγματικότητα τα αντιφατικά, αόριστα, ασαφή ή ακατάληπτα (λ.χ. απόφαση Γ.Σ., με την οποία εκλέγονται 9 μέλη Δ.Σ., αλλά αναφέρονται μόνο 7 μέλη στο πρακτικό συγκρότησης ή απόφαση Γ.Σ. που αποφασίζει άμεση λύση της εταιρείας με ταυτόχρονη εκλογή νέου Δ.Σ. κ.λπ.) είναι παράνομα κι επομένως, στο πλαίσιο ελέγχου νομιμότητας, θα πρέπει να ζητηθούν από την Υ.Γ.Ε.ΜΗ. διευκρινίσεις, διορθώσεις ή συμπληρώσεις, βάσει του άρθρου 25 ν. 4919/2022 (βλ. κατωτέρω). 

Ο δε «έλεγχος πληρότητας» είναι ο τυπικός έλεγχος που διενεργείται προκειμένου να διαπιστωθεί ότι η αίτηση καταχώρισης και δημοσίευσης πράξης, στοιχείου ή δήλωσης, συνοδεύεται από όλα τα προβλεπόμενα, κατά περίπτωση, δικαιολογητικά έγγραφα, χωρίς η Υ.Γ.Ε.ΜΗ να υπεισέρχεται  στον έλεγχο του περιεχομένου τους (άρθρο 3β στοιχ. ιη’ ν. 4919/2022).

4. Διαδικασία καταχώρισης, δημοσίευσης και ελέγχου από Υ.Γ.Ε.ΜΗ.

α) Σύμφωνα με το άρθρο 25 ν. 4919/2022, οι υπόχρεοι (το Δ.Σ. της Α.Ε.) υποβάλλουν στην αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ. αίτηση καταχώρησης της επίμαχης πράξης ή στοιχείου, συνυποβάλλοντας τα δικαιολογητικά έγγραφα που αποδεικνύουν τη νομιμοποίηση του αιτούντος και του διαβιβάζοντος την αίτηση, καθώς και τα απαιτούμενα για εκάστη καταχώρηση δικαιολογητικά έγγραφα και καταβάλουν το αναλογούν τέλος (άρθρο 49 ν. 4919/2022). Επισημαίνεται ότι η προθεσμία για την υποβολή της αίτησης καταχώρησης στην Υ.Γ.Ε.ΜΗ. από τους υπόχρεους είναι είκοσι (20) ημέρες από τη λήψη της απόφασης που δημιουργεί την υποχρέωση δημοσιότητας, με εξαίρεση την περίπτωση των υποκαταστημάτων αλλοδαπής (άρθρων 41, 43, 44 και 45 του ως άνω νόμου), όπου η προθεσμία είναι τρεις (3) μήνες από την καταχώριση στο εθνικό μητρώο του κράτους μέλους της έδρας τους.

β) Με την παραλαβή της αίτησης και των λοιπών στοιχείων η αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ. υποχρεούται να προβεί χωρίς υπαίτια καθυστέρηση (και σε κάθε περίπτωση εντός δέκα ημερών) στην πρωτοκόλληση, τον έλεγχο τήρησης της ανωτέρω προθεσμίας για την υποβολή της αίτησης, έλεγχο πληρότητας, έλεγχο νομιμότητας και έλεγχο καταβολής των τελών. 

γ) Αν από τη διενέργεια των ως άνω ελέγχων προκύψει ότι η αίτηση καταχώρισης, οι σχετικές πράξεις, τα στοιχεία ή οι δηλώσεις δεν είναι ορθές και πλήρεις, η αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ. καλεί τον υπόχρεο, με οποιοδήποτε πρόσφορο μέσο, να προβεί στις αναγκαίες διευκρινίσεις, διορθώσεις ή συμπληρώσεις της αίτησης και των δικαιολογητικών εγγράφων, εντός επτά (7) ημερών από τη λήψη της πρόσκλησης. Η χορήγηση της ανωτέρω προθεσμίας αναστέλλει την προθεσμία ελέγχων (δηλ. την ως άνω προθεσμία των δέκα ημερών). 

δ) Αν η προθεσμία παρέλθει άπρακτη, ή ο υπόχρεος υποβάλλει τα στοιχεία και αυτά κριθούν ότι δεν είναι ορθά και πλήρη, η αίτηση ακυρώνεται αυτόματα και τα τέλη καταπίπτουν υπέρ της αρμόδιας Υ.Γ.Ε.ΜΗ.. 

Επισημαίνεται ότι, σε κάθε περίπτωση, η ως άνω διαδικασίας καταχώρισης και δημοσίευσης δεν μπορεί να ξεπεράσει σε συνολική διάρκεια τις είκοσι μία (21) ημέρες.

5. Συνέπειες από την απόρριψη – Δυνατότητες

Εφόσον η αρμόδια Υ.Γ.ΕΜΗ. είτε αρνηθεί ρητώς να κάνει δεκτή αίτηση καταχώρισης, μεταβολής ή διαγραφής πράξεων, στοιχείων ή δηλώσεων, κατόπιν υποβολής της σύμφωνα με τα ανωτέρω είτε παρέλθει άπρακτη η μέγιστη διάρκεια της διαδικασίας καταχώρισης εκ του νόμου (21 ημέρες από την αίτηση) και η Υ.Γ.Ε.ΜΗ. παραλείψει να απαντήσει αιτιολογημένα στην σχετική αίτηση, τότε ο υπόχρεος προς καταχώριση (Δ.Σ.) έχει τις εξής δυνατότητες:

α) Δικαστική προστασία (άρθρο 32 ν. 4919/2022): Όποιος έχει έννομο συμφέρον (λ.χ. το Δ.Σ.) μπορεί να ζητήσει από το Μονομελές Πρωτοδικείο της περιφέρειας, όπου εδρεύει η Υ.Γ.Ε.ΜΗ. (ή, αν στην ίδια περιφέρεια υφίστανται περισσότερα πρωτοδικεία, το πρωτοδικείο που βρίσκεται εγγύτερα στην αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ.), το οποίο αποφασίζει με την διαδικασία της εκουσίας δικαιοδοσίας (άρθρα 739 – 781 ΚΠολΔ) να διατάξει την καταχώριση, μεταβολή ή διαγραφή. Το αίτημα εν προκειμένω θα είναι να διαταχθεί καταχώριση της επίμαχης απόφασης Γ.Σ. περί εκλογής Δ.Σ. ή η πράξη διορισμού του, καθώς και του πρακτικού συγκρότησης Δ.Σ.. Επισημαίνεται ότι στη συγκεκριμένη διαδικασία καλείται υποχρεωτικά ο προϊστάμενος του τμήματος της αρμόδιας Υ.Γ.Ε.ΜΗ., ο θιγόμενος υπόχρεος (εφόσον η αίτηση υποβάλλεται από τρίτο πρόσωπο), καθώς και όποιος άλλος έχει έννομο συμφέρον. Σε περίπτωση θετικής απόφασης, αυτή διαβιβάζεται με ηλεκτρονικά μέσα στην αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ., η οποία οφείλει να ενεργήσει αυθημερόν κατά το διατακτικό της απόφασης (δεν απαιτείται τελεσιδικία, καθώς σύμφωνα με το άρθρο 763 ΚΠολΔ η εν λόγω πρωτοβάθμια απόφαση είναι άμεσα εκτελεστή). Σε περίπτωση επείγουσας κατάστασης, όπως η έλλειψη νόμιμης εκπροσώπησης λόγω λήξης θητείας της διοίκησης, το ως άνω αρμόδιο δικαστήριο δύναται, κατόπιν σχετικού αιτήματος, να εκδώσει προσωρινή διαταγή (άρθρα 781 και 732 ΚΠολΔ).

β) Υποβολή «αιτήματος» - γνωστοποίησης στο Τμήμα Γενικού Εμπορικού Μητρώου Υπηρεσιών μιας Στάσης (ΓΕΜΗ-ΥΜΣ) της Γενικής Διεύθυνσης Αγοράς και Προστασίας Καταναλωτή της Γενικής Γραμματίας Εμπορίου:  

Σύμφωνα με το άρθρο 4§4919/2022 και την σχετική Αιτιολογική Έκθεση, την εποπτεία της λειτουργείας του Γ.Ε.ΜΗ. και των Υ.Μ.Σ. έχει ο Υπουργός Ανάπτυξης και Επενδύσεων, στα εποπτικά καθήκοντα του οποίου περιλαμβάνεται, ιδίως, η μέριμνα για την εφαρμογή του ν. 4919/2022 και των διατάξεων εταιρικού δικαίου (εφαρμογή της νομοθεσίας, των υπουργικών αποφάσεων και εγκυκλίων οδηγιών). Σύμφωνα με το πδ 5/2022 (ΦΕΚ Α15/4.2.2022) αρμόδια Υπηρεσία για το θεσμικό πλαίσιο του Γ.Ε.ΜΗ. και της Υ.Μ.Σ. είναι το Τμήμα Γενικού Εμπορικού Μητρώου Υπηρεσιών μιας Στάσης (ΓΕΜΗ-ΥΜΣ). Στην εν λόγω υπηρεσία, συνεπώς, μπορεί να απευθυνθεί ο έχων έννομο συμφέρον, γνωστοποιώντας, μεταξύ άλλων την συνδρομή περίπτωσης μη ορθής εφαρμογής της νομοθεσίας περί Γ.Ε.ΜΗ. από τις αρμόδιες Υπηρεσίες Γ.Ε.ΜΗ. των Επιμελητηρίων και της Κεντρικής Ένωσης Επιμελητηρίων (ΚΕΕ).  

6. Αντί επιλόγου

Η δημοσιότητα και ο έλεγχος νομιμότητας των πράξεων, στοιχείων και πληροφοριών στο Γ.Ε.ΜΗ. συνιστούν αναμφίβολα ουσιώδη εργαλεία για τη διασφάλιση της διαφάνειας και την ασφάλεια στις συναλλαγές με τις Α.Ε., ιδίως, όσον αφορά στο καίριο ζήτημα της νόμιμης εκπροσώπησής της. Ωστόσο, ο έλεγχος θα πρέπει να διενεργείται από την αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ. ταχύτατα, εντός των νομοθετικά προβλεπόμενων προθεσμιών και τα όριά του θα πρέπει να περιορίζονται στο απολύτως αναγκαίο βάσει νόμου περιεχόμενο. Τούτο, προκειμένου να μην συνεπάγεται στην πράξη την παρακώλυση της εύρυθμης λειτουργίας της εταιρείας, λόγω καθυστερήσεων ή αδικαιολόγητης άρνησης καταχώρισης των αιτουμένων.